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title: "Levantamento da biblioteca: encerre o ano e planeje o próximo"
description: O levantamento das atividades anuais da biblioteca melhora a gestão e o planejamento, garantindo uma preparação eficiente para o próximo ano letivo.
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# [Levantamento da biblioteca: encerre o ano e planeje o próximo](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/levantamento-da-biblioteca-encerre-o-ano-e-planeje-o-proximo)

 Escrito por [Ana Luiza Chaves](https://hed.pearson.com.br/blog/author/ana-luiza-chaves) | 23/12/2024 22:16:47

O levantamento das atividades anuais da biblioteca melhora a gestão e o planejamento, garantindo uma preparação eficiente para o próximo ano letivo.

1. [6 passos para organizar a biblioteca da IES para o próximo ano](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/levantamento-da-biblioteca-encerre-o-ano-e-planeje-o-proximo?hs_amp=true#c-1)   
   1.1. [Inventário e organização do acervo](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/levantamento-da-biblioteca-encerre-o-ano-e-planeje-o-proximo?hs_amp=true#c-1-1)   
   1.2. [Devoluções e regularização de empréstimos ](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/levantamento-da-biblioteca-encerre-o-ano-e-planeje-o-proximo?hs_amp=true#c-1-2)  
   1.3. [Relatórios e Avaliações](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/levantamento-da-biblioteca-encerre-o-ano-e-planeje-o-proximo?hs_amp=true#c-1-3)   
   1.4. [Manutenção e Preparação para o Próximo Ano ](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/levantamento-da-biblioteca-encerre-o-ano-e-planeje-o-proximo?hs_amp=true#c-1-4)  
   1.5. [Aplicação de pesquisas e/ou entrevistas ](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/levantamento-da-biblioteca-encerre-o-ano-e-planeje-o-proximo?hs_amp=true#c-1-5)  
   1.6. [Planejamento e Comunicação](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/levantamento-da-biblioteca-encerre-o-ano-e-planeje-o-proximo?hs_amp=true#c-1-6) 

O levantamento das atividades realizadas de uma biblioteca durante o ano possibilita a mensuração e, por consequência, uma **melhor gestão**, permitindo direcionar o olhar para a **melhoria contínua**. 

O ano letivo está se findando, carregado de desafios, realizações, superações e metas conquistadas, talvez, deixando ainda alguns assuntos que não puderam ser resolvidos, mas que já estão no **farol para 2025**. São resultados que devemos apurar no fim do ano para planejar o ano seguinte. 

Você já parou para fazer esse dever de casa? Todos devemos fazê-lo visando sempre a evolução constante, e nas bibliotecas não é diferente. Por isso, vamos trazer esse enfoque para auxiliar os bibliotecários nessa atividade. 

O conceito** “Não se pode gerenciar o que não se pode medir”, **que se apresenta com algumas variações textuais e de autoria, mas todas com o mesmo significado, remonta ao século XIX, com William Thomson, passando por Deming e Peter Drucker no século XX, cada um aplicando no seu contexto, metrologia, qualidade e gestão, respectivamente, é fundamental para que as atividades da biblioteca sejam mensuradas, possibilitando um olhar focal naquilo que precisa melhorar.  

Portanto, acompanhe, a seguir, um roteiro sugerido para reunir, organizar e finalizar as atividades da biblioteca, lidando tanto com **acervo físico como digital**, levando em conta também o espaço e todos os recursos nele existentes, a partir do atendimento ao usuário. Não é uma “receita de bolo”, mas pode ajudar sobremaneira a gestão, inclusive deve ser aplicado apenas o que cabe à biblioteca em questão. Confira! 

## 6 passos para organizar a biblioteca da IES para o próximo ano 

### 1 – Inventário e organização do acervo  

**Acervo Físico** 

- Realizar um inventário completo dos livros e materiais físicos, verificando a presença e o estado de conservação. 
- Verificar quais e quantas publicações podem ser recuperadas aplicando a reencadernação e o refilamento das páginas.
- Registrar itens danificados ou extraviados para atualização do catálogo e planejamento de reposição.
- Reorganizar as prateleiras, respeitando a classificação atribuída e a acessibilidade dos materiais.
- Conferir a sinalização das estantes, após a reorganização das publicações.

**Acervo digital** 

- Verificar os títulos digitais que foram excluídos da plataforma, assim como aqueles que foram incluídos, para ajustar a bibliografia das disciplinas.
- Verificar links ou arquivos quebrados e atualizá-los.
- Validar licenças e assinaturas de bases de dados ou plataformas para evitar interrupções no início do próximo ano.
- Analisar se as bases de dados ou plataformas vigentes estão atendendo aos propósitos dos cursos / disciplinas. 

Leia também: 👉 <https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/tecnologia-como-estrategia-da-pedagogia-da-leitura-nas-ies>[A tecnologia como estratégia da pedagogia da leitura nas IES](https://hed.pearson.com.br/blog/coluna-inside-higher-education/tecnologia-como-estrategia-da-pedagogia-da-leitura-nas-ies)  

### 2 – Devoluções e regularização de empréstimos 

Notificar usuários sobre os prazos para devolução de materiais físicos, para encerrar o ano sem pendências. 

- Enviar mensagens lembrando a devolução de livros dentro do prazo estipulado, tendo em vista a finalização do período letivo, notadamente, para os concludentes do período.
- Levantar os valores arrecadados com a cobrança de multa por atraso na entrega dos livros, para contabilizar o valor total como recurso da biblioteca.
- Revisar o cadastro dos alunos que deixaram a instituição (trancados e desistentes), para exclusão na plataforma digital.
- Estipular prazo de prorrogação do uso do acervo da plataforma digital para os alunos que terão o status de egressos.

### 3 – Relatórios e Avaliações 

- Gerar relatórios estatísticos do desempenho da biblioteca, utilizando os dados disponíveis, tais como: uso do acervo, empréstimos, frequências, acessos digitais, levantamentos bibliográficos, visitas, eventos, projetos sociais, projetos acadêmicos, valores arrecadados.
- Avaliar o desempenho dos projetos e eventos realizados ao longo do ano.   
  Identificar demandas ou lacunas no acervo com base nos dados de empréstimos, reservas e sugestões dos usuários.
- Programar as aquisições para o próximo período.

### 4 – Manutenção e Preparação para o Próximo Ano 

**Espaço Físico** 

- Realizar a manutenção preventiva ou corretiva das instalações.
- Efetuar limpeza profunda do espaço e higienização de livros, quando necessário.
- Verificar eventual necessidade de manutenção / substituição de mobiliário.  

**Infraestrutura Digital** 

- Atualizar softwares de gerenciamento e segurança do sistema. 
- Verificar o backup completo do banco de dados da rede interna e dados administrativos. 

### 5 – Aplicação de pesquisas e/ou entrevistas 

- Elaborar e aplicar pesquisa específica de encerramento do ano, para obtenção da visão consolidada do período em relação à satisfação do usuário. 
- Entrevistar usuários que estão presente de forma presencial, que podem estar disponíveis, para responder à entrevista estruturada com todos os serviços da biblioteca, com o objetivo de escutar sua experiência

### 6 – Planejamento e Comunicação 

- Reunir-se com professores e coordenadores para revisão da bibliografia a ser utilizada.
- Planejar atividades, oficinas e eventos para o próximo ano, integrando o uso do acervo digital e físico, atentando para as datas comemorativas pertinentes e contextuais, interagindo com professores e coordenadores.
- Comunicar aos usuários o cronograma de recesso e reabertura, além de possíveis mudanças nos serviços.
- Atualizar canais de comunicação, como redes sociais e site, com informações relevantes para o período de recesso.

Por fim, não menos importante, reconhecer o trabalho da equipe com reuniões ou mensagens de agradecimento, afinal, a integração, a troca de ideais, a motivação e a confiança são fundamentais para os resultados positivos. Com essas ações, a biblioteca encerrará o ano com informações suficientes para tomada de decisão, garantindo organização, continuidade nos serviços e um ambiente preparado para o próximo ciclo letivo. 

 

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