Polo EAD: entenda como fazer uma gestão eficiente

O polo EAD é um tipo de instituição de ensino diferente de todas as outras. Ele não é como uma escola ou faculdade, que recebem alunos diariamente.

Também não é único, já que sempre faz parte de uma rede. Por isso, para fazer uma gestão eficiente desses polos, é preciso tomar alguns cuidados.

Neste artigo, reunimos dicas que vão ajudá-lo a administrar um polo EAD de forma eficaz e alcançar os melhores resultados. Continue a leitura!

Esteja ciente das normas do MEC

Para começar, o polo EAD precisa ter o credenciamento de um curso a distância junto ao Ministério da Educação (MEC).

Toda IES a distância precisa contar com polos físicos para atividades presenciais. Eles devem estar distribuídos pela região onde o curso tem autorização para atuar.

O objetivo do polo é oferecer uma boa estrutura para os alunos. Assim, todos têm uma oportunidade de ensino justa e igualitária.

Por isso, é preciso fazer um bom investimento em infraestrutura. O polo EAD deve ter:

• uma biblioteca de apoio à pesquisa para os cursos ofertados;
• laboratórios de informática;
• tutores para ajudar os alunos;
• salas de estudo equipadas;
• funcionários do âmbito administrativo e de serviços gerais.

Todo polo EAD credenciado pelo MEC passa por avaliações periódicas. Sendo assim, é importante manter um bom funcionamento e uma manutenção adequada da infraestrutura.

Descentralize a administração

Os polos EAD, como comentamos anteriormente, são distribuídos por toda a região atendida pela instituição. Por isso, é impossível pensar em uma gestão centralizada.

O gestor de cada polo deve ser responsável pelo que é feito nele, sem depender diretamente da sede.

Isso não quer dizer, é claro, que não há nenhum acompanhamento da administração central. É recomendado, inclusive, que seja estabelecida uma auditoria interna regular.

Assim, é possível conferir como está a gestão de todos os polos.

Cuide das questões financeiras do polo EAD

A gestão financeira é um aspecto que influencia muito no sucesso de uma empresa. Afinal, se o setor financeiro passa por dificuldades, é provável que todos os outros também passem.

Controlar o fluxo de caixa é imprescindível em um polo EAD. Saber quanto dinheiro entra, quanto sai e para onde estão indo os recursos é a base do sucesso financeiro.

Com isso em mente, é possível tomar decisões mais conscientes para o polo. Por exemplo, é interessante contar com um sistema automatizado, que dê conta de todas essas informações.

Utilize um bom sistema de gestão

Ter processos padronizados faz toda a diferença na gestão de um polo EAD. Contar com um padrão facilita tomadas de decisão e diminui a incidência de erros.

Além disso, passa mais segurança para colaboradores, alunos e professores. E ter um sistema de gestão eficiente ajuda a definir esses processos.

Um sistema de gestão integrado, que seja atualizado em tempo real, é o tipo ideal para o polo EAD. Ele centraliza em um só lugar todas as questões ligadas à administração, o que facilita as análises.

Esse tipo de ferramenta também permite a automatização de tarefas que, normalmente, seriam feitas de forma manual.

Tenha tecnologias educacionais como aliadas

Quando se trata de ensino a distância, tecnologias educacionais são grandes aliadas. Afinal, elas ajudam os alunos com estudos e trabalhos acadêmicos onde quer que eles estejam. Por isso, é importante que o seu polo EAD invista nelas.

Bibliotecas virtuais com grandes acervos são um bom ponto de partida. Cursos de extensão que possam ser oferecidos online também são bons complementares. E, claro, um laboratório virtual faz muita diferença nos dias de hoje.

Trabalhe na captação e retenção de alunos

Muitos estudantes procuram o polo EAD para saber mais sobre a IES.

Nesse sentido, o seu polo pode ser visto como um cartão de visitas para a instituição. Por isso, faça com que ele esteja sempre pronto para atender possíveis alunos.​​

Além disso, a retenção é um desafio para o polo EAD. A evasão costuma acontecer por falta de comunicação e resolução de problemas. Portanto, abra espaço para essas questões.

Capacite os professores

​Por fim, o polo EAD também deve apoiar os professores. Por exemplo, muitos deles não são inteiramente alinhados com a tecnologia e precisam de ajuda para utilizar os recursos.

Então, procure acolhê-los no polo, ofereça treinamentos e tenha alguém disponível para dar suporte quando eles precisarem.

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