Como otimizar a gestão da informação na sua universidade?

A gestão adequada da informação é um aspecto crítico em qualquer instituição ou organização, especialmente nas universidades. 

1. O que é gestão da informação na era digital?
2. Principais desafios da gestão da informação universitária
3. Gestão da informação universitária: os princípios FAIR
   3.1. Findable (localizável)
   3.2. Accessible (acessível)
   3.3. Interoperable (interoperável)
   3.4. Reusable (reutilizável)  
4. Manuais e procedimentos para garantir a gestão adequada da informação na sua universidade
5. Inovações e tendências emergentes na gestão da informação universitária
6. Biblioteca Virtual Pearson: um passo decisivo para uma melhor gestão da informação em sua universidade

A era em que vivemos não é chamada de “era da informação” por capricho. Na realidade, graças à tecnologia e à conectividade atuais, nossa sociedade produz informações em um ritmo tão acelerado que é praticamente impossível de dimensionar: estima-se que cada pessoa na Terra gera 1,7 MB de dados por segundo e, desde 2007, 99,9% das informações geradas estão em formato digital. 

Nesse contexto, o termo “gestão da informação”, que à primeira vista parece burocrático e chato, ganha uma nova dimensão. A quantidade de dados, publicações e artigos que podem ajudar profissionais, instituições e empresas a tomarem melhores decisões a cada dia é avassaladora, e é necessário ter sistemas cada vez mais sofisticados para navegar por essa imensidão com agilidade e eficiência. 

As universidades estão em uma posição única para liderar essa transformação. A análise e o gerenciamento eficientes da informação não apenas melhoram a qualidade educacional, mas também aprimoram a pesquisa interdisciplinar e a colaboração. Acompanhe!  

O que é gestão da informação na era digital?

Ao contrário da gestão tradicional da informação, que dependia principalmente de meios físicos, como papel e arquivos, a gestão da informação na era digital refere-se à coleta, à organização, ao armazenamento, ao acesso e à distribuição de dados e conhecimento por meios eletrônicos. No contexto universitário, isso envolve desde a administração de bancos de dados acadêmicos até a digitalização de bibliotecas e a implementação de sistemas de aprendizagem on-line. 

As informações digitais podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento, graças à conectividade e às plataformas on-line. Da mesma forma, os sistemas de informação estão interligados, permitindo a integração e a troca de dados entre diferentes plataformas e aplicações. 

Além disso, muitos processos relacionados à gestão da informação, como classificação ou análise, podem ser automatizados por meio de softwares especializados. No entanto, dada a natureza vulnerável das informações digitais, gerenciá-las envolve medidas de segurança para protegê-las de ameaças como acesso não autorizado, perda ou danos.

Principais desafios da gestão da informação universitária  

As universidades, como centros de conhecimento e aprendizagem, geram e armazenam uma enorme quantidade de dados, desde pesquisas acadêmicas até registros estudantis e administrativos. 

Garantir que a informação esteja disponível e fácil de usar para todos os membros da comunidade universitária, assegurar a preservação da informação e dos recursos digitais ao longo do tempo; manter as informações atualizadas e se certificar de que as plataformas e ferramentas não se tornem obsoletas; assim como proteger informações sigilosas de pesquisa, os dados sensíveis e pessoais de alunos, professores e funcionários não é nada fácil. 

Além disso, muitas universidades adotam vários sistemas e plataformas que não se comunicam entre si de maneira eficaz. E nem sempre a comunidade universitária possui as habilidades necessárias para acessar e utilizar efetivamente a informação em um cenário tão complexo. 

Ao reconhecer e enfrentar proativamente esses desafios, as universidades podem garantir uma gestão eficiente das informações universitárias, beneficiando tanto a própria comunidade acadêmica quanto a missão educacional geral. Algumas das principais diretrizes para avançar em direção a um melhor gerenciamento de informações são:

• Implemente sistemas escaláveis de gerenciamento de banco de dados e adote práticas eficientes de categorização e marcação.
• Adote padrões de acessibilidade web e crie interfaces de usuário intuitivas.
• Implemente sistemas de segurança robustos, políticas de privacidade claras e protocolos de criptografia.
• Adote soluções integradas ou use APIs e middleware para conectar diferentes sistemas.
• Estabeleça protocolos regulares de revisão e atualização e adote uma abordagem proativa para a inovação tecnológica.
• Adote sistemas de gerenciamento de recursos eletrônicos e promova práticas claras de licenciamento.
• Implemente estratégias de preservação digital, como repositórios institucionais e backups regulares.
• Implemente sistemas redundantes de backup e armazenamento para evitar a perda de informações e garantir a disponibilidade delas em todos os momentos.

Gestão da informação universitária: os princípios FAIR

Além das diretrizes que acabamos de ver, os princípios FAIR (findable, accessible, interoperable, reusable) são um padrão essencial para garantir que dados e informações sejam utilizáveis e tenham um impacto real na pesquisa e na educação no contexto da era digital.

1. Findable (localizável)

Os dados devem ser facilmente encontrados por humanos e máquinas, o que facilita a localização e a recuperação de informações relevantes para pesquisas, projetos e atividades acadêmicas. Conseguir isso implica atribuir identificadores exclusivos e descrevê-los com metadados avançados.

2. Accessible (acessível)

A acessibilidade das informações garante que alunos, professores e pesquisadores possam acessar as informações de que precisam, respeitando as restrições de privacidade e os direitos autorais. Uma vez que os dados tenham sido encontrados, a visualização, a autenticação e a autorização devem ser claras e simples.

3. Interoperable (interoperável)  

Os dados devem ser compatíveis e capazes de funcionar com outros aplicativos ou fluxos de trabalho para análise, armazenamento e processamento. Isso envolve o uso de formatos, idiomas e vocabulários padronizados para permitir a colaboração entre departamentos, instituições e países, bem como a integração de diferentes fontes de dados e ferramentas.

4. Reusable (reutilizável)  

Os dados devem ser reutilizáveis para pesquisas futuras e ser acompanhados de informações claras sobre a origem, a licença e a estrutura deles. Isso maximiza o valor da informação ao permitir sua utilização em diferentes contextos acadêmicos, promovendo eficiência e evitando a duplicação de esforços.

Manuais e procedimentos para garantir a gestão adequada da informação na sua universidade

Qualquer instituição universitária deve ter políticas e procedimentos estabelecidos para garantir uma gestão adequada das informações nas diversas áreas, que todos os estudantes, professores, pesquisadores e pessoal administrativo precisam conhecer e seguir a fim de padronizar ao máximo todos os procedimentos. 

O gerenciamento desses guias e manuais faz parte da responsabilidade de nossa equipe de bibliotecários e especialistas em gerenciamento de informações, e eles devem incluir:

• Protocolo para gestão e administração de biblioteca física, virtual e híbrida: hoje, a maioria das universidades possui acervo físico e digital. Este manual serve, entre outras coisas, para definir diretrizes sobre como o acervo físico será digitalizado e integrado, como novas aquisições são classificadas, curadas e homologadas, com que frequência os conteúdos são atualizados e/ou destruídos e sob quais critérios etc.  
• Gerenciamento de dados de pesquisa: refere-se a políticas e diretrizes específicas para garantir o gerenciamento adequado e a proteção de dados de pesquisa. Isso permite que as pesquisas realizadas em nossa universidade sejam mais bem embasadas e sirvam, por sua vez, de apoio para outros pesquisadores.
• Manual de uso da tecnologia da informação: estabelece padrões e melhores práticas para a adoção de sistemas computacionais, softwares, redes e outros recursos tecnológicos. Esses manuais precisam ser atualizados sempre que a universidade adota novas tecnologias de gestão.  
• Manual de direitos autorais e licenciamento: fornece diretrizes sobre o uso e a distribuição de materiais protegidos por direitos autorais e sobre como gerenciar o licenciamento no meio acadêmico.
• Gestão de registros: políticas e procedimentos específicos para garantir a gestão responsável de todos os registros universitários, tanto digitais quanto físicos.
• Proteção de dados: diretrizes e regulamentos para proteger dados e evitar perda ou divulgação acidental. Isso inclui um guia sobre proteção de dados e um procedimento para relatar possíveis violações de dados.
• Procedimento de auditoria de informações: define como as auditorias periódicas devem ser conduzidas para garantir a conformidade com as políticas e os procedimentos de gerenciamento de informações.
• Resíduos confidenciais: processos de descarte de resíduos que possam conter informações sensíveis ou pessoais. Isso, além dos arquivos digitais, inclui o fornecimento de documentos confidenciais em papel e serviços de reciclagem e descarte de resíduos.

Não podemos esquecer que esses manuais e procedimentos devem ser regularmente revisados e atualizados para refletir as mudanças na tecnologia, na regulamentação e nas necessidades da instituição. 

Inovações e tendências emergentes na gestão da informação universitária

A gestão da informação no ambiente universitário está sempre em evolução, impulsionada pelos avanços tecnológicos e pelas necessidades em constante mudança da comunidade acadêmica. À medida que seguimos para uma era cada vez mais digitalizada, sua universidade precisa levar essas tendências cada vez mais a sério a fim de se manter competitiva:  

Inteligência artificial (IA)  

Espera-se que soluções baseadas em IA para analisar e organizar grandes conjuntos de dados se tornem cada vez mais amplamente adotadas, fornecendo insights mais profundos e personalizados à tomada de decisões. Algumas universidades também estão explorando tecnologias como realidade virtual e aumentada para melhorar a gestão e a apresentação de informações.

Automação de processos

Tarefas repetitivas e rotineiras relacionadas à gestão da informação se tornarão cada vez mais automatizadas, liberando tempo e recursos a bibliotecários, estudantes, professores e pesquisadores para atividades mais estratégicas.

Expansão dos recursos digitais e acesso aberto

Uma das mudanças mais notáveis é a expansão acelerada dos recursos acadêmicos e de pesquisa, que vão desde e-books e revistas acadêmicas até bancos de dados e arquivos multimídia. O acesso aberto promove sua disponibilidade gratuita, permitindo a qualquer usuário que acesse, leia e utilize esses materiais sem barreiras econômicas ou de licenciamento. Isso não apenas democratiza o conhecimento, mas também promove a colaboração e a inovação na comunidade acadêmica global.

Interligação total de sistemas

Espera-se uma integração ainda maior entre diferentes sistemas e plataformas, proporcionando um fluxo de informações mais suave e coeso em toda a instituição. Isso será alcançado graças à adoção de sofisticados data centers que permitem que informações de diferentes fontes sejam recebidas, homologadas e realimentadas.

Maior colaboração entre agências

As universidades colaborarão mais estreitamente com outras instituições acadêmicas, governamentais e até empresariais para melhorar a gestão e o compartilhamento de recursos e informações, alavancando economias de escala e partilhando as melhores práticas.

Treinamento contínuo e fomento à cultura de dados

A formação em literacia digital e informação está se tornando parte da experiência universitária, preparando os alunos para navegar por um mundo cada vez mais orientado por dados. É preciso promover uma cultura em que dados e informações sejam valorizados como ativos estratégicos e incentivar todos os membros da comunidade universitária a participarem de sua gestão e sua utilização. 

Como você pode ver, o futuro da gestão da informação no ambiente universitário será caracterizado pela inovação, pela adaptabilidade e por um foco renovado em atender às necessidades em mudança da comunidade acadêmica. As universidades que abraçarem essas tendências e se adaptarem a elas estarão mais bem posicionadas para oferecer educação de qualidade e manter a própria relevância no século XXI.

Biblioteca Virtual Pearson: um passo decisivo para uma melhor gestão da informação em sua universidade

A Biblioteca Virtual Pearson é uma solução reconhecida por sua extensa coleção de recursos e materiais educacionais de qualidade, que foi projetada para se integrar perfeitamente com vários sistemas de gerenciamento de aprendizagem (LMS, learning management system) e plataformas educacionais. Essa integração facilita o acesso de professores e alunos a uma ampla gama de recursos diretamente de suas plataformas regulares. 

Se você busca dar um passo definitivo rumo à gestão da informação, a Biblioteca Virtual Pearson é sua melhor opção, pois ela foi projetada para atender às necessidades específicas de sua instituição, permitindo a personalização de conteúdos e a adaptação a diferentes estruturas curriculares. A nossa Biblioteca Virtual é pioneira, com mais de 18 anos de mercado e recentemente foi reconhecida como Top of Mind em Biblioteca Digital pelo prêmio Top Educação. 

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Referências

FUNDACIÓN MAPFRE. ¿Cuánta información se genera y almacena en el mundo? 2020. Disponível em: https://www.fundacionmapfre.org/blog/cuanta-informacion-se-genera-y-almacena-en-el-mundo/. Acesso em: 20 nov. 2023. 

20 MINUTOS Editora. Cada persona en la Tierra genera 1,7MB de datos por segundo, ¿qué se puede hacer con toda esa información? 2020. Disponível em: https://www.20minutos.es/noticia/4368243/0/cada-persona-en-la-tierra-genera-1-7mb-de-datos-por-segundo-que-se-puede-hacer-con-toda-esa-informacion/#:~:text=En%20el%20gr%C3%A1fico%20de%202018,Somos%207.75%20billones. Acesso em: 20 nov. 2023.