Levantamento da biblioteca: encerre o ano e planeje o próximo

O levantamento das atividades anuais da biblioteca melhora a gestão e o planejamento, garantindo uma preparação eficiente para o próximo ano letivo.

1. 6 passos para organizar a biblioteca da IES para o próximo ano 
   1.1. Inventário e organização do acervo 
   1.2. Devoluções e regularização de empréstimos 
   1.3. Relatórios e Avaliações 
   1.4. Manutenção e Preparação para o Próximo Ano 
   1.5. Aplicação de pesquisas e/ou entrevistas 
   1.6. Planejamento e Comunicação 

O levantamento das atividades realizadas de uma biblioteca durante o ano possibilita a mensuração e, por consequência, uma melhor gestão, permitindo direcionar o olhar para a melhoria contínua. 

O ano letivo está se findando, carregado de desafios, realizações, superações e metas conquistadas, talvez, deixando ainda alguns assuntos que não puderam ser resolvidos, mas que já estão no farol para 2025. São resultados que devemos apurar no fim do ano para planejar o ano seguinte. 

Você já parou para fazer esse dever de casa? Todos devemos fazê-lo visando sempre a evolução constante, e nas bibliotecas não é diferente. Por isso, vamos trazer esse enfoque para auxiliar os bibliotecários nessa atividade. 

O conceito “Não se pode gerenciar o que não se pode medir”, que se apresenta com algumas variações textuais e de autoria, mas todas com o mesmo significado, remonta ao século XIX, com William Thomson, passando por Deming e Peter Drucker no século XX, cada um aplicando no seu contexto, metrologia, qualidade e gestão, respectivamente, é fundamental para que as atividades da biblioteca sejam mensuradas, possibilitando um olhar focal naquilo que precisa melhorar.  

Portanto, acompanhe, a seguir, um roteiro sugerido para reunir, organizar e finalizar as atividades da biblioteca, lidando tanto com acervo físico como digital, levando em conta também o espaço e todos os recursos nele existentes, a partir do atendimento ao usuário. Não é uma “receita de bolo”, mas pode ajudar sobremaneira a gestão, inclusive deve ser aplicado apenas o que cabe à biblioteca em questão. Confira! 

6 passos para organizar a biblioteca da IES para o próximo ano 

1 – Inventário e organização do acervo  

Acervo Físico 

• Realizar um inventário completo dos livros e materiais físicos, verificando a presença e o estado de conservação. 
• Verificar quais e quantas publicações podem ser recuperadas aplicando a reencadernação e o refilamento das páginas.
• Registrar itens danificados ou extraviados para atualização do catálogo e planejamento de reposição.
• Reorganizar as prateleiras, respeitando a classificação atribuída e a acessibilidade dos materiais.
• Conferir a sinalização das estantes, após a reorganização das publicações.

Acervo digital 

• Verificar os títulos digitais que foram excluídos da plataforma, assim como aqueles que foram incluídos, para ajustar a bibliografia das disciplinas.
• Verificar links ou arquivos quebrados e atualizá-los.
• Validar licenças e assinaturas de bases de dados ou plataformas para evitar interrupções no início do próximo ano.
• Analisar se as bases de dados ou plataformas vigentes estão atendendo aos propósitos dos cursos / disciplinas. 

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2 – Devoluções e regularização de empréstimos 

Notificar usuários sobre os prazos para devolução de materiais físicos, para encerrar o ano sem pendências. 

• Enviar mensagens lembrando a devolução de livros dentro do prazo estipulado, tendo em vista a finalização do período letivo, notadamente, para os concludentes do período.
• Levantar os valores arrecadados com a cobrança de multa por atraso na entrega dos livros, para contabilizar o valor total como recurso da biblioteca.
• Revisar o cadastro dos alunos que deixaram a instituição (trancados e desistentes), para exclusão na plataforma digital.
• Estipular prazo de prorrogação do uso do acervo da plataforma digital para os alunos que terão o status de egressos.

3 – Relatórios e Avaliações 

• Gerar relatórios estatísticos do desempenho da biblioteca, utilizando os dados disponíveis, tais como: uso do acervo, empréstimos, frequências, acessos digitais, levantamentos bibliográficos, visitas, eventos, projetos sociais, projetos acadêmicos, valores arrecadados.
• Avaliar o desempenho dos projetos e eventos realizados ao longo do ano. 
  Identificar demandas ou lacunas no acervo com base nos dados de empréstimos, reservas e sugestões dos usuários.
• Programar as aquisições para o próximo período.

4 – Manutenção e Preparação para o Próximo Ano 

Espaço Físico 

• Realizar a manutenção preventiva ou corretiva das instalações.
• Efetuar limpeza profunda do espaço e higienização de livros, quando necessário.
• Verificar eventual necessidade de manutenção / substituição de mobiliário.  

Infraestrutura Digital 

• Atualizar softwares de gerenciamento e segurança do sistema. 
• Verificar o backup completo do banco de dados da rede interna e dados administrativos. 

5 – Aplicação de pesquisas e/ou entrevistas 

• Elaborar e aplicar pesquisa específica de encerramento do ano, para obtenção da visão consolidada do período em relação à satisfação do usuário. 
• Entrevistar usuários que estão presente de forma presencial, que podem estar disponíveis, para responder à entrevista estruturada com todos os serviços da biblioteca, com o objetivo de escutar sua experiência

6 – Planejamento e Comunicação 

• Reunir-se com professores e coordenadores para revisão da bibliografia a ser utilizada.
• Planejar atividades, oficinas e eventos para o próximo ano, integrando o uso do acervo digital e físico, atentando para as datas comemorativas pertinentes e contextuais, interagindo com professores e coordenadores.
• Comunicar aos usuários o cronograma de recesso e reabertura, além de possíveis mudanças nos serviços.
• Atualizar canais de comunicação, como redes sociais e site, com informações relevantes para o período de recesso.

Por fim, não menos importante, reconhecer o trabalho da equipe com reuniões ou mensagens de agradecimento, afinal, a integração, a troca de ideais, a motivação e a confiança são fundamentais para os resultados positivos. Com essas ações, a biblioteca encerrará o ano com informações suficientes para tomada de decisão, garantindo organização, continuidade nos serviços e um ambiente preparado para o próximo ciclo letivo.