Ter clareza sobre os indicadores de gestão educacional mais importantes para os objetivos da sua instituição de ensino superior é a melhor forma de tomar decisões estratégicas e aumentar a qualidade de sua oferta acadêmica.
Dizem que o que não pode ser medido não pode ser melhorado, mas não basta medir e acumular informações descritivas: os indicadores de gestão são números comparativos que nos ajudam a entender quantitativa e qualitativamente o que está acontecendo em nosso centro educacional.
Os indicadores são expressos como correlações verificáveis entre o passado e o presente que nos permitem monitorar nosso progresso, medir a eficácia de nossas ações e fazer previsões para o futuro.
Hoje vamos rever quais são os mais importantes que a equipe gerencial de uma instituição de ensino superior deve ter em conta, de acordo com as necessidades da sociedade e do mercado de trabalho atual. Acompanhe!
20 tipos de indicadores de gestão mais importantes nas universidades
Como as universidades possuem áreas diversas e estão em contextos socioculturais diferentes, a lista de possíveis indicadores que nos informam sobre a eficiência da gestão é imensa. No entanto, uma primeira classificação em três grandes categorias é muito útil para delinear melhor aquelas em que nossa instituição deve se concentrar.
Ressalta-se que a divisão em categorias é meramente prática, pois todos os indicadores, embora pareçam ser de áreas diferentes, estão intimamente relacionados entre si.
Indicadores relacionados aos alunos
1. Desempenho acadêmico
É medido com base nas notas do aluno, bem como em sua participação em atividades acadêmicas, e tem a ver não apenas com seu esforço, mas também com a qualidade do ensino e com os critérios de avaliação, de modo que esse indicador é sensível e não deve ser usado por si só para gerar interpretações.
2. Conclusão dos estudos e evasão escolar
Embora em teoria sejam dois indicadores diferentes, vale a pena analisá-los em pé de igualdade com deserções temporárias, ou seja, alunos que saem por um tempo, mas retornam e finalmente se graduam.
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3. Grau de satisfação
Deve ser medido o quanto os alunos estão satisfeitos com a instituição em geral, levando em consideração os professores, os planos de estudo, os funcionários e os processos administrativos etc.
4. Nível de proficiência em inglês e alfabetização digital em cada semestre
Saber inglês e estar familiarizado com a tecnologia tornaram-se dois dos fatores mais importantes para a empregabilidade no mercado de trabalho atual. Se quisermos aumentar os indicadores na graduação relacionados à empregabilidade, é útil começar medindo e realizando ações relacionadas a esses dois ao longo de toda a carreira.
5. Empregabilidade
Este indicador é extremamente relevante, ainda mais que o desempenho acadêmico, e é dividido em vários subindicadores. Isso nos ajuda a avaliar quanto tempo leva para os alunos conseguirem um emprego após a formatura, se está relacionado ao que estudaram, quanto ganham e até mesmo se conseguiram um emprego de meio período antes de se formarem.
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Indicadores relacionados aos professores
6. Nível de satisfação e rotatividade
Principalmente este indicador deve nos ajudar a entender quão adequados, atualizados e flexíveis os professores consideram os currículos e quantas facilidades o pessoal e os regulamentos administrativos oferecem.
É essencial que os professores se sintam à vontade para aplicar metodologias criativas inovadoras, bem como para colaborar uns com os outros em projetos multidisciplinares.
7. Formação
Com que frequência nossos professores se capacitam e em que áreas? Eles aproveitam os cursos ou seminários que a instituição disponibiliza? Você faz cursos de pós-graduação ou oficinas de pedagogia por conta própria? Hoje, mais do que nunca, a capacitação de professores é essencial para acompanhar as novas tecnologias e os objetivos educacionais.
8. Gestão de projetos STEM entre seus alunos
Embora este indicador seja relativamente novo, ele se alinha ao novo paradigma educacional que prioriza a educação baseada em projetos. Com ele podemos saber quantos projetos nossos professores estão orientando e se a partir deles os critérios de avaliação desejados foram atendidos ou não.
Indicadores relacionados à gestão administrativa
9. Financiamento obtido (e para que serve)
Para as instituições de ensino – tanto privadas como públicas – este é um indicador crucial, pois dele dependem muitas das ações de melhoria que podem ser realizadas. O financiamento pode vir de mensalidades, governo, fundações ou organizações que promovem a educação.
10. Número de candidatos vs. número de alunos inscritos
Este indicador nos ajuda a determinar se é necessário alterar o requisito ou a adequação do processo de admissão, tendo em conta o número de pessoas que pretendem inscrever-se, bem como a real capacidade da universidade.
Se houver menos alunos matriculados do que a instituição pode acomodar, é necessário implantar estratégias que ajudem os candidatos a chegarem mais bem preparados para o exame.
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11. Nível de mobilidade estudantil e montante do apoio financeiro
Nos ajudam a saber quantos alunos estamos ajudando a fazer intercâmbio para outros países e quantos recursos de apoio à formação ou à investigação estamos conseguindo distribuir a nossos alunos.
Se a quantidade de recursos disponíveis for maior que a de recursos distribuídos, é necessário fortalecer os programas acadêmicos, de modo que mais alunos atendam aos requisitos para obter tais apoios.
12. Taxa de Evasão
A taxa de evasão é um indicador essencial para avaliar a retenção de alunos em sua instituição. Ela compara o número de alunos que abandonam seus cursos com a quantidade de novos ingressos, ajudando a entender o equilíbrio entre a perda e a reposição de estudantes.
A taxa de abandono do bacharelado no Brasil é de 25% logo no primeiro ano, um número significativamente superior à média de 13% registrada nos países da OCDE, a qual o relatório já considera alta.
É fundamental perceber que este KPI não é apenas um dado, mas uma combinação de informação e interpretação. Saber quantos alunos estão saindo é importante, mas também é necessário monitorar se a sua instituição está conseguindo atrair novos alunos para manter sua saúde financeira.
Existem duas abordagens para calcular a taxa de evasão: uma mais simples e outra mais detalhada. A versão simplificada consiste em calcular a proporção de alunos que deixam a universidade antes de concluir o curso, dividindo pelo número de novos alunos, e multiplicando por 100.
Já o cálculo mais complexo, desenvolvido pelo Instituto Lobo, oferece uma análise mais precisa. A fórmula é a seguinte:
P = [M(n) - Ig(n)] / [M(n-1) - Eg(n-1)]
Onde:
- P = Permanência
- M(n) = Matrículas no ano
- Ig(n) = Novos ingressantes no ano
- M(n-1) = Matrículas do ano anterior
- Eg(n-1) = Alunos que concluíram no ano anterior
Depois de calcular P, podemos determinar a taxa de evasão com a seguinte fórmula mais simples:
T.E. = 1 - P (multiplicar por 100)
13. Taxa de Ocupação
A taxa de ocupação é um indicador que mede o aproveitamento das vagas de um curso. Se, por exemplo, você disponibiliza 50 vagas, a expectativa é que todas sejam preenchidas. Uma baixa taxa de ocupação pode indicar desafios na captação de matrículas, o que exige atenção na estratégia de marketing e de recrutamento.
O cálculo é simples: divida o número total de alunos em um curso pelo número de turmas e multiplique por 100 para obter a porcentagem de ocupação.
14. Custo de Aquisição de Clientes (CAC)
O Custo de Aquisição de Clientes (CAC) é uma métrica crucial para avaliar a eficiência das suas ações de marketing na captação de novos alunos. Quanto mais alto for o CAC, mais difícil será manter a rentabilidade. Um CAC superior ao valor de uma mensalidade pode indicar uma margem de lucro muito baixa.
O cálculo do CAC é simples: basta dividir o seu orçamento total de marketing pela quantidade de matrículas adquiridas por suas ações.
15. Net Promoter Score (NPS)
O NPS é uma métrica que mede a satisfação dos alunos e é obtido por meio de uma pesquisa simples. Após perguntar aos alunos, por exemplo, "O que você acha dos nossos planos de pagamento?", eles respondem com uma nota de 1 a 10. O resultado é obtido somando todas as respostas e dividindo pelo número de respondentes.
16. Quantidade de Bolsistas
A quantidade de bolsistas é outro KPI financeiro importante. Monitorar esse número ajuda a equilibrar a responsabilidade social da sua instituição e garantir que o número de bolsas não ultrapasse os limites financeiros. A evolução de bolsistas deve ser acompanhada ao longo do ano, dividindo o número total de bolsas pelo número de cursos oferecidos.
17. Custo Percentual dos Trabalhadores e Professores
Estes KPIs indicam quanto da sua receita anual é direcionado para os salários dos funcionários e professores. Com essas métricas, é possível saber se sua instituição tem margem para contratar mais colaboradores ou se é necessário ajustar os custos.
O cálculo é simples: basta dividir o custo total da equipe pelo orçamento anual e multiplicar por 100.
18. Custos Administrativos por Aluno
O custo administrativo por aluno avalia o quanto sua instituição investe com cada aluno. Esse indicador deve ser feito por cada faculdade individualmente, já que os custos podem variar. Para calcular, divida o custo total da faculdade pelo número de alunos matriculados em tempo integral.
19. Margem de Contribuição
A margem de contribuição ajuda a entender como seus custos variáveis impactam o orçamento. Para calcular, subtraia os custos fixos e despesas variáveis do preço de venda líquido.
20. Retenção de Professores
A retenção de professores mede o tempo médio que um docente permanece na sua instituição. A alta rotatividade pode prejudicar a qualidade do ensino. Para calcular esse indicador, some os anos de carreira de toda a sua equipe docente e divida pelo número total de professores. Isso ajudará a avaliar a estabilidade da equipe e a qualidade do ensino que sua instituição oferece.
Esses indicadores são essenciais para garantir que sua instituição de ensino superior opere de forma eficiente, com foco na qualidade educacional e na sustentabilidade financeira. Eles fornecem dados importantes para ajustar estratégias e melhorar a experiência de alunos e docentes.
5 características dos indicadores de gestão educacional
Os indicadores de gestão são geralmente compostos por dados comparativos e frequentemente envolvem a realização de algum tipo de análise estatística. Por exemplo, o número de alunos matriculados em uma instituição, por si só, não nos diz muito, mas a relação entre o orçamento obtido pela instituição e as matrículas que ela tem ano após ano nos dá informações sobre a eficiência no uso dos recursos.
Algumas das características mais importantes de qualquer indicador de gestão universitária são as seguintes:
1. Medem um ou vários aspectos relevantes para nossos objetivos
Isso depende de cada universidade e das necessidades de sua comunidade estudantil. O primeiro erro que devemos evitar é pensar que todos os indicadores de gestão são igualmente importantes para todas as instituições: precisamos primeiro focar nos mais urgentes e viáveis para nós.
2. Os números são dados verificáveis e mensuráveis, não percepções
Por exemplo, um indicador de absenteísmo acadêmico deve ser baseado em listas de presença assinadas, não na opinião dos professores de que “muitos alunos estão faltando às aulas”. Embora as percepções sejam válidas, são necessários dados quantitativos confiáveis para realizar as análises.
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3. São comparáveis ao longo do tempo
Talvez saibamos que a taxa de realização das atividades extracurriculares de nossos alunos é de 80%. Mas, novamente, esse número por si só não nos ajuda a tomar melhores decisões. Seria necessário levar em conta qual era a faixa de utilização do período anterior, ou qual é a faixa em outras instituições similares.
4. São controláveis, pelo menos em parte
Ou seja, podem ser afetados ou modificados de acordo com ações internas que estão sob nosso controle. Por exemplo, a situação socioeconômica dos alunos antes da matrícula não é um indicador de gestão educacional porque não depende de nós, mas a situação socioeconômica subsequente deles é, até certo ponto.
5. Sua importância é clara para todos os envolvidos
Isso permite que todo o corpo docente e administrativo, bem como os alunos, estejam realmente motivados para medir, descrever e melhorar os indicadores ao longo do tempo. Por exemplo, os alunos podem reservar um tempo, com o objetivo de completar pesquisas de satisfação sobre seus professores, e os professores entendem a importância de levar a sério as avaliações de seus alunos para continuar melhorando.
A quantidade de dados relacionados com os indicadores de gestão administrados por uma instituição de ensino pode ser avassaladora, pelo que para realizar as análises estatísticas correspondentes e obter delas informações valiosas e úteis são necessários pelo menos tecnologia de automação de gestão, centros de dados e pessoal treinado para interpretar corretamente os valores.
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Quais são as vantagens de utilizar indicadores de gestão universitária?
Ter uma estratégia sólida baseada em indicadores de gestão adequados nos permite à instituição:
- Demonstrar que as estratégias que estamos implantando são eficazes, ou adotar as ações pertinentes para que se tornem assim.
- Alinhar todas as áreas da universidade na busca de objetivos comuns.
- Avaliar o quanto as metas esperadas estão sendo alcançadas em cada um dos departamentos.
- Criar um raio-X com um “panorama global” de nossa universidade para apresentá-lo às autoridades educacionais competentes.
- Identificar problemas, áreas de oportunidade ou ameaças com antecedência. Por exemplo, os alunos que são mais propensos a abandonar a escola.
- Criar um registro útil para auditorias e participação em concursos e programas de qualidade.
- Promover a cultura institucional por meio do fortalecimento ativo de nossos valores.
Como são analisados os indicadores de gestão universitária?
Como já mencionamos, nenhum indicador nos fornece informações úteis por si só, mas deve ser comparado com outros, com o contexto e com os próprios parâmetros ao longo do tempo.
Por exemplo, se constatarmos que o nível de literacia digital dos alunos é muito baixo, ao mesmo tempo que dedicamos pouquíssimos recursos econômicos à aquisição de equipamentos de informática e de laboratório, isso nos ajuda a tomar decisões mais bem informadas quanto ao orçamento seguinte e a dar mais ênfase à aquisição de tecnologia.
Outro exemplo: se temos um nível muito baixo de satisfação dos alunos com os professores, mas também um baixo nível de satisfação dos professores com os programas acadêmicos e a empregabilidade dos alunos na graduação, é possível que o problema não sejam os professores, mas sim os planos de estudo.
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Referências
Morduchowicz, A. (2006) Los indicadores educativos y las dimensiones que los integran. Buenos Aires. International Institute for Educational Planning, UNESCO. Extraído de: https://eco.mdp.edu.ar/cendocu/repositorio/01132.pdf
Jabaloyes, J y Carot, J.M. (2005). Catálogo de indicadores para la evaluación de la gestión. Conselleria d’Educación de la Generalitat Valenciana. Extraído de: https://ceice.gva.es/documents/162784507/162787169/portada_1.pdf/bd08042d-7791-4c97-bec1-5c9a4d26529a
Sauvageot, C. (1997) Indicadores para la planificación de la educación: una guía práctica. Paris: IIEP. UNESCO. Extraído de: https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000103407_spa
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